Werken zonder kantoor

Deze week werd ik geattendeerd op een bijzonder bericht, afkomstig uit de regio Rotterdam. Tot en met vrijdag 19 juli namelijk blijven de deuren van het deelgemeentekantoor van Overschie een maand lang gesloten. De werkplekken, vergaderruimtes en het secretariaat zijn vier weken verboden terrein voor bestuurders en ambtenaren. Tijdens deze ‘Maand Zonder Kantoor’ gaat het werk gewoon door. De deelgemeente wil hiermee aantonen dat de kwaliteit van de service en dienstverlening niet afhankelijk is van een gebouw met tafels, stoelen, computers en een koffieautomaat. In principe kunnen mensen overal hun werk doen en als het goed is mag niemand iets merken van dit experiment.

Alle medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze willen. Iedereen beschikt over een smartphone, een laptop, een Internet verbinding en kan inloggen op de geautomatiseerde kantooromgeving in de cloud.

Bewoners, raadsleden en relaties kunnen blijven rekenen op de service, diensten en producten die ze van de deelgemeente gewend zijn. De telefoon wordt gewoon opgenomen, gesprekken worden doorverbonden, e-mails en poststukken worden als altijd in behandeling genomen.

Met dit experiment wil de deelgemeentelijke organisatie een bijdrage leveren aan een aantal uitdagingen waar overheidsorganisaties voor staan, zoals het besparen op huisvestingskosten. Bovendien dwingt de bestuurlijke en ambtelijke organisatie zichzelf om achter het bureau vandaan te komen en meer de wijk in te trekken. Dit moet weer leiden tot meer en beter contact met bewoners, ondernemers en organisaties.

Bewoners of relaties die een afspraak willen maken kunnen dat op de gebruikelijke wijze doen. De uiteindelijke ontmoeting vindt dan niet plaats op het deelgemeentekantoor, maar op locatie, bijvoorbeeld in de kantine van de sportclub, het café of in een van de locaties van de gemeente Rotterdam.

De organisatie wordt op deze manier ook minder kwetsbaar voor calamiteiten als brand, stroomuitval of andere technische storingen. De flexibele bedrijfsvoering van Overschie heeft zijn waarde al bewezen op het gebied van afwezigheid van medewerkers, veroorzaakt door files, verplichtingen in de privésfeer of ziekte.

Voor de producten van burgerzaken, zoals paspoorten, rijbewijzen en uittreksels kunnen bewoners van Overschie terecht bij de Stadswinkels in de deelgemeente Noord, Hillegersberg-Schiebroek of Centrum.

In de deelgemeente Overschie liggen de bedrijventerreinen Spaanse Polder, Noordwest, RTM Airpark en Hoog Zestienhoven.

Wat mij betreft is dit een uniek voorbeeld waarbij Het Nieuwe Werken door de deelgemeente Overschie op een verrassende manier wordt gestimuleerd. Vaak moeten medewerkers een handje worden geholpen om uit oude patronen te stappen om in te zien dat een werkplek op een kantoor geen absolute voorwaarde is om hun werk te kunnen doen.

Flexibel werken, bewezen ict-oplossingen, een nieuwe manier van leidinggeven en een cultuuromslag zijn de drivers voor Het Nieuwe Werken. De gemeente Overschie toont lef door te experimenteren met de ‘Maand zonder kantoor’.

En een goed voorbeeld doet goed volgen.

Ik wens u allen een zorgeloze digitale toekomst toe.

Marcel Robles de Medina

Dagelijks ondersteun ik bedrijven op het gebied van verbindingen. Het maakt daarbij niet uit of het nu gaat om single site of multi-site configuraties. Door mijn jarenlange ervaring en mijn goede connecties binnen de KPN organisatie ben ik voor veel bedrijven hun gids op het moment dat ze op dit gebied zaken geregeld willen hebben. Regelmatig schrijf ik artikelen over onderwerpen die mij in de dagelijkse praktijk bezig houden en waarvan ik denk dat ze van toegevoegde waarde zijn voor de lezers.

consultant @ IP Visie

Zakelijk Glasvezel Postcodecheck

Gedachtes over “Werken zonder kantoor

  1. Hetzelfde is ook al gebeurd bij de gemeente Molenwaard. Dit zijn inderdaad prachtige toekomstgerichte gemeentes die inspelen op de fantastische mogelijkheden die de cloud en het online werken bieden.

Geef een antwoord